Grundsätzliches Interesse der Kosten-Leistungs-Rechnung ist es, alle Kosten die im Zusammenhang mit der Erzeugung von Gütern entstehen, möglichst genau zu beziffern, damit am Ende die Verkaufspreise nicht zu hoch, aber auch nicht zu niedrig angesetzt werden.
Das Problem der Finanzbuchhaltung (dem externen Rechnungswesen) ist, dass sie einem starren Regelkonstrukt unterworfen ist, damit die Zahlen mit anderen Unternehmen vergleichbar sind. Dies führt aber leider auch dazu, dass die Erfahrung der Unternehmen bzgl. zu erwartenden Zahlen, nicht vollständig berücksichtigt werden kann.
Was für die Vergleichbarkeit gut ist, da sich alle an die gleichen Regeln bei der Aufstellung ihrer Zahlen halten müssen, ist für die Kalkulation der Verkaufspreise weniger gut, da wesentliche Aspekte, die sich deutlich auf die tatsächlich anfallenden Kosten auswirken können, unberücksichtigt bleiben.
Aus diesem Grund gibt es neben der Finanzbuchhaltung, die Kosten-Leistungs-Rechnung (internes Rechnungswesen). Da die dort vorgenommenen Berechnungen nur der Unternehmensführung dienen und in der Regel nicht nach außen gelangen, müssen auch keine gesetzlichen Regelungen berücksichtigt werden. Die Unternehmen dürfen im internen Rechnungswesen frei entscheiden, welche ihrer Erfahrungswerte sie in ihre Kalkulation einfließen lassen (vor allem auch in welcher Höhe) und welche nicht.
Besonders deutlich wird dies an den kalkulatorischen Kosten. Derer gibt es insgesamt sechs: kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorische Mieten, kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Wagnisse, den kalkulatorischen Unternehmerlohn (nicht in Kapitalgesellschaften) und die (kalkulatorischen) Verrechnungspreise.
Bei ihrer Festlegung berücksichtigen die Unternehmen ihre Erfahrungen in den jeweiligen Bereichen und können hierbei von der Grundregel aus der Finanzbuchhaltung „keine Buchung ohne Beleg“ abweichen. Kosten die aus Erfahrung zu erwarten sind, können einkalkuliert werden. Ebenso zukünftig zu erwartende steigende (oder sinkende) Kosten.
Des weiteren wird unterschieden, ob die anfallenden Kosten überhaupt mit dem eigentlichen Betriebszweck in Zusammenhang stehen oder ob sie lediglich aus „neutralem Geschäft“ herrühren. Dies wird an einem einfach Beispiel deutlich: ein Industrieunternehmen, welches Büromöbel herstellt, verordnet alle Kosten die irgendwie im Zusammenhang mit der Herstellung der Möbel stehen, als betrieblich. Werden allerdings auch Aufwendungen oder Erträge aus der Vermietung von leerstehenden Lagerhallen/Büroräumen erzielt, also einem offensichtlichen Nebengeschäft, so werden diese Beträge dem neutralen Bereich zugeordnet.
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