Verrechnungspreise werden einkalkuliert, wenn die tatsächlich gezahlten Preise in der Zukunft nicht mehr zu erwarten sind. Dies kann an einem praxisnahen Beispiel verdeutlicht werden:
Ein Unternehmen beschäftigt einen Außendienstmitarbeiter, der jedes Jahr große Strecken mit seinem Dienstwagen zurücklegt. Um die Reisekosten korrekt zu berechnen, bzw. für die Zukunft zu kalkulieren, wird lediglich die Kilometerzahl mit dem Spritverbrauch und dem Literpreis des jeweiligen Treibstoffes multipliziert.
Wendete man diese Kalkulation nun im Sommer 2020 für das Jahr 2021 an, so erlebte man im Jahr 2021 eine böse Überraschung: aufgrund der Coronapandemie war der Treibstoffverbrauch weltweit im Jahr 2020 stark zurückgegangen. Die reduzierte Nachfrage führt zu stark sinkenden Preisen, was schlussendlich zu historisch niedrigen Treibstoffpreisen führte. (Diesel war zeitweise für unter 1 € je Liter zu erwerben). Im Herbst 2021 lagen die Treibstoffpreise ca. 50 % über den Werten des Vorjahres. Eine Kalkulation der Reisekosten auf Grundlage der Daten in 2021 wäre also mit erheblichen Verzerrungen versehen.
Um diesem Problem entgegenzuwirken gibt es die kalkulatorischen Verrechnungspreise. Hierbei versucht man, auf Grundlage von Erfahrungswerten, einzuschätzen wie volatil (also schwankend) die Preise im Zeitverlauf sind. Je nachdem legt man dann einen größeren oder kleineren Zeitraum fest, aus dem man einzelnen Preise herauszieht und zu einem Durchschnittspreis zusammenfügt.
Im Treibstoffbeispiel würde man also voraussichtlich Preise von vor der Pandemie mit Preisen aus 2020 und 2021 vermischen. Man könnte auch überlegen die Werte aus dem Pandemiejahr 2020 gänzlich zu ignorieren, wenn man der Meinung ist, dass sie diese extreme Preissituation so nicht wiederholen wird, da sich die Weltwirtschaft mittlerweile „an Corona gewöhnt hat“. Auch berücksichtigen sollte man, dass die Treibstoffpreise im Laufe der Jahrzehnte im Preis grundsätzlich steigen – schon aus Gründen der Inflation. Arg zu weit in die Vergangenheit sollte man also bei der Berechnung des Durchschnitts also nicht gehen – oder aber die „natürliche“ Preissteigerung berücksichtigen, wie etwa die Inflation.
In Deutschland war der Faktor Inflation in der Vergangenheit kein großer Unsicherheitsfaktor, da diese, von wenigen Ausnahmen abgesehen nahe an 2 % lag. Aktuell (Herbst 2021) wird allerdings mit einer deutlich höheren Inflation von 4-5 % gerechnet. Für die Festlegung kalkulatorischer Verrechnungspreise muss man also auch hier ein besonderes Augenmerk legen.
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